AFoCO
AFoCO Project & Local Office Management System

시연 진행 대본Demo run sheet · 2026-10-21 16:00 KST (하노이 14:00)21 Oct 2026, 16:00 KST (14:00 Hanoi)

청자 자료는 afoco-brief(아래 "§"는 그 절 번호). 자료 순서대로 약 25분 진행하고 질문을 받는다. 말할 문장은 영어 그대로, 아래 작은 글씨는 뜻.Briefing: afoco-brief ("§" below = its section number). About 25 minutes in the briefing's order, then questions.

회의 전 점검Before the call

오전 (하노이 12시까지)Morning (by 12:00 Hanoi)

30분 전30 minutes before

화면에 띄우지 않기: 결제, 비밀번호·복구 정보, 보안 설정, 개인 메일, 볼트 노트.Never on screen: Billing, passwords or recovery details, Security settings, personal mail, vault notes.

창과 탭Window and tabs

창 (Chrome 프로필)Window (Chrome profile)탭 순서Tabs, in order
A · admin@A1 청자 자료 · A2 관리 콘솔 › 디렉터리 › 사용자 · A3 관리 콘솔 › 그룹 · A4 드라이브 › 공유 드라이브 › PRJ_TEST-A Demo Project A · A5 AppSheet 편집기, Office System Beta (Preview) · A6 Beta 앱 링크 appsheet.com/start/104e67b9… · A7 시트 "Office System - Data" · A8 SYS_Archive › snapshots (최신) · A9 admin@ Gmail (앱 알림 메일 1통)A1 Briefing · A2 Admin console › Directory › Users · A3 Admin console › Groups · A4 Drive › Shared drives › PRJ_TEST-A Demo Project A · A5 AppSheet editor, Office System Beta (Preview) · A6 Beta app link appsheet.com/start/104e67b9… · A7 sheet "Office System - Data" · A8 SYS_Archive › snapshots (latest) · A9 Gmail admin@ (one app email)

시연 인물Who is who in the demo · 편집기 › Preview › "Preview app as" · 모두 가상· editor › Preview › "Preview app as" · all fictional

인물Person자리SeatPreview as
Mary Major · 라오스 직원 (지급 확인)Lao staff (confirms payments)LA Stafflaos.staff.test@afocoproject.org
Joe Bloggs, Fred Bloggs · 라오스 인턴Lao internsLA Intern (공용)(shared)laos.intern.test@afocoproject.org
Richard Roe · 라오스 국가 매니저Lao Country ManagerLA Country Managerproject@afocoproject.org
John Doe · 본부 행정·재무HQ Admin and FinanceHQ Admin and Financestaff.test@afocoproject.org (계정을 지워도 미리보기 주소로 씀)(works as a preview address even after the account is deleted)
Jane Doe · 본부 사업HQ ProgrammeHQ Programmehq.programme.test@afocoproject.org
Sam Sample · 시스템 관리자system administratorSystem adminadmin@afocoproject.org (앱 링크 A6도 이 계정)(also the app link A6)

Beta에 깔린 시연 데이터 · Richard 결재함(5): Mary 긴급 현장 방문 Viengthong (결재자 2명: Richard → Jane, 기한 10-23) · Mary 연차 11-03~04 · Joe 병가 10-23 오후(시간 단위) · Joe 사무소 차량 10-28 (기한 10-26) · Mary의 10-30 승인 휴가 취소 요청. To Pay(1): 10월 인터넷 요금 850,000 LAK, John 승인. Richard 본인: 휴가 11-16~17 John 대기 · 하노이 회의 출장 승인(PDF 있음) · 선급금 15,000,000 LAK, 예산 내역 요청으로 John이 반송.Demo set in Beta · Richard's Approval Box (5): Mary's urgent field visit to Viengthong (2 approvers: Richard, then Jane; due 23 Oct) · Mary's annual leave 3 to 4 Nov · Joe's sick leave 23 Oct afternoon (hours) · Joe's office car on 28 Oct (due 26 Oct) · Mary's request to cancel her approved 30 Oct leave. To Pay (1): office internet, October, 850,000 LAK, approved by John. Richard's own: leave 16 to 17 Nov waiting for John · Hanoi meeting trip, approved with PDF · cash advance 15,000,000 LAK returned by John for a budget breakdown.

진행 순서Running order · 청자 자료 순서 그대로· same order as the briefing

#블록Block분Minutes답하는 요구Answers자료Briefing
0도입: 구성Opening: components00–01M8§1
1진행 현황Where we are01–04H6, M7, H12§2
2시스템 구조와 드라이브Structure and Drive04–07H9, H10, H11§3
3관리자 업무: 직원 변동Administrator's work: staff changes07–11H1, H3, H4, D1§4
4앱: 신청 한 건 처음부터 끝까지The app, one request end to end11–18H5, H6, T1, T2, D2, D3§5
5기록과 변경 절차Records and change routine18–20H7§6, §7
6결정Decisions20–24D1–D4§8
7다음 단계Next steps24–25M6§8
0 · 도입: 구성Opening: components00:00–01:00A1 · §1

할 것DO

  1. 창 A 공유, 청자 자료 1절(구성).
  2. "25분쯤 보여 드리고 질문을 받겠다"고 말한다.
  3. 구성표를 위에서 아래로 한 번 훑는다.
  1. Share window A, briefing section 1 (components).
  2. Say it takes about 25 minutes, then questions.
  3. Run down the components table once.

말할 것SAY

I'd like to do three things: show where the system stands against your emails of 8 and 14 October, answer your questions on folders, records and IDC, and at the end ask four questions we need answered before real use.

세 가지: 10-08·10-14 메일 대비 현황, 폴더·기록·IDC 질문에 대한 답, 마지막에 실사용 전에 필요한 질문 네 가지.

It runs on our Google Workspace: AppSheet for the screens, a Google Sheet for the data, and small scripts for numbering and the nightly backup.

우리 Google Workspace 위에서 돈다: 화면은 AppSheet, 데이터는 구글 시트, 문서번호·야간 백업은 작은 스크립트.

This is the test version. The people in it are fictional, and while it is in test every email it sends goes only to the admin account.

시험판이고 인물은 가상, 시험 중에는 모든 메일이 관리자 계정으로만 간다.

1 · 진행 현황Where we are01:00–04:00A1 · §2

할 것DO

  1. 2절 표: 위 5줄(핵심)은 한 줄에 한 문장, 아래 4줄은 묶어서 한 번.
  2. "결정 필요" 칩을 누르면 해당 줄만 강조.
  3. 마지막 IDC 줄에서 한 문장.
  1. Section 2 table: one sentence for each of the top five rows (core); the four below in one go.
  2. Click the "To decide" chip to highlight those rows.
  3. One sentence on the last row, IDC.

말할 것SAY

Green runs in the test version today. Blue is designed and partly built. Orange still needs an answer from you.

초록은 지금 작동, 파랑은 설계·일부 구현, 주황은 본부 답이 필요.

The five priorities from your 14 October email all run. Attendance is a monthly view built from leave and travel; whether you also need a daily record is still open.

10-14 메일의 우선 기능 5개는 모두 작동. 근태는 휴가·출장으로 만든 월별 보기이고, 매일 기록이 필요한지는 아직 열려 있다.

Below them are the foundations: email, records, folder access and IDC. Email works with aliases, and if an account is renamed, the old address keeps working as an alias.

아래는 기반: 이메일, 기록, 폴더 권한, IDC. 이메일은 별칭으로 되고, 계정 이름을 바꾸면 옛 주소가 별칭으로 계속 작동.

For IDC we use the same office and project codes, stored exactly as issued, so linking later is a join, not a clean-up. It needs one owner for the master project list.

IDC와 같은 사무소·사업 코드를 원문 그대로 써서 나중 연결은 정리가 아니라 조인. 필요한 건 사업 목록 정본 관리자 한 명.

2 · 시스템 구조와 드라이브Structure and Drive04:00–07:00A1 · §3

할 것DO

  1. 3절 그림: 계정 하나에서 그룹(파일)·앱·메일로.
  2. "사업 폴더 예시": ROM 사례를 참고용으로 보여 준다고만 말한다. 연도 폴더는 트리를 가리키는 것으로 끝.
  3. "드라이브 권한" 표: 역할 5개, "관리자는 드라이브 단위"만 강조. 오른쪽은 가능 → 조건부 → 불가 한 줄씩.
  4. 드라이브는 실제로 조작하지 않는다.
  1. Section 3 diagram: one account, then groups (files), the app and mail.
  2. "Project folders": say it is the regional office's layout, for reference. For year folders, just point at the tree.
  3. "Drive permissions" table: the five roles; stress only "Manager is per drive". Right side: possible, with conditions, not possible, one line each.
  4. No live Drive work.

말할 것SAY

Everyone signs in with one afocoproject.org account. File access is given to groups, and the app knows each account. When staff change, mail, files and records stay.

모두 afocoproject.org 계정 하나로 로그인. 파일 권한은 그룹에, 앱은 계정을 식별. 직원이 바뀌어도 메일·파일·기록은 남는다.

For folders, this is how the regional office organises its own, as a reference. Each office or project can adapt it; year folders sit inside each folder, as the tree shows.

폴더는 지역사무소가 쓰는 구조를 참고용으로. 사무소·사업마다 맞춰 쓰면 되고, 연도 폴더는 트리처럼 각 폴더 안에.

You asked whether access can be given by account, also to outside people, at view, edit or full management. Yes: by account or group, inside or outside, at view, comment, edit or manage. Manage is for a whole drive; for one folder the top level is content manager.

계정별·외부인에게 보기·편집·관리 권한을 줄 수 있냐는 질문: 가능. 계정·그룹·외부인 모두, 보기·댓글·편집·관리. 관리는 드라이브 단위, 폴더 하나엔 콘텐츠 관리자까지.

We tested your "restricted by default" case on test drives: another division saw only the one folder we opened, and a finance folder stayed closed even to members.

"기본 비공개"를 시험 드라이브로 확인: 다른 부서는 열어 준 폴더만, 재무 폴더는 구성원에게도 닫힘.

3 · 관리자 업무: 직원 추가·교체Administrator's work: adding and replacing staff07:00–11:00A1, A2, A3, A6 · §4

할 것DO

  1. A1 청자 자료 4절 표: "세 곳, 늘 같은 순서"만 짚는다.
  2. A2 사용자 › 새 사용자 추가: 예시 입력 → 취소. 저장하면 바로 과금.
  3. A2 project@ › 대체 이메일(별칭): richard.roe@ 추가 → 저장 → 다시 삭제. A안의 교체.
  4. A2 project@ › 사용자 정보 수정(이름·기본 이메일): 열어 보이고 취소. B안의 교체.
  5. A3 그룹 › fmtest.laos@: 구성원 목록과 "구성원 추가" 창까지만.
  6. A6 앱(관리자) › Add staff member: 3쪽(사람 · 자리와 권한 · 계약과 휴가)을 넘겨 보고 취소.
  1. A1 briefing section 4 table: point out "three places, always in this order".
  2. A2 Users › Add new user: fill in an example → Cancel. Saving starts billing.
  3. A2 project@ › alternate emails (alias): add richard.roe@ → save → delete it again. The A-way replacement.
  4. A2 project@ › Update user details (name, primary email): open and cancel. The B-way replacement.
  5. A3 Groups › fmtest.laos@: the member list and the "Add members" dialog only.
  6. A6 app (admin) › Add staff member: page through the three pages (person, seat and rights, contract and leave) → Cancel.

말할 것SAY

Whoever administers the system will follow this routine, so I'd like to show the routine rather than the features. Every staff change goes through the same places in the same order: the account, the groups, then the app.

시스템 관리자가 따를 절차라 기능보다 절차를 보여 드린다. 직원 변동은 늘 같은 곳을 같은 순서로: 계정, 그룹, 앱.

Saving this would create a paid account, so I stop here.

저장하면 유료 계정이 생기므로 여기서 멈춘다.

When someone is replaced, mail and files stay. There are two ways: keep a desk account and move the person's alias, or keep accounts in people's names and rename the account, and the old address stays as an alias. Which one is D1.

사람이 바뀌어도 메일·파일은 남는다. 방식은 둘: 자리 계정을 두고 별칭만 옮기거나, 사람 이름 계정을 두고 계정 이름을 바꾸면 옛 주소가 별칭으로 남는다. 어느 쪽인지가 D1.

The administrator manual covers each case step by step.

관리자 매뉴얼에 상황별 단계를 담는다.

실패하면: 4절 표와 예비 캡처(새 사용자 양식 · 별칭 · 사용자 정보 수정 · Add staff member 2쪽)로 설명.If it fails: use the section 4 table and the backup screenshots (new user form, alias, Update user details, Add staff member page 2).
4 · 앱: 신청 한 건 처음부터 끝까지The app, one request end to end11:00–18:00A5 Preview as · §5

할 것DO

4a · Richard, 국가 매니저4a · Richard, Country Manager 11:00–14:00

  1. project@로 Preview as. 결재함: 긴급 현장 방문이 맨 위, 기한 색 표시.
  2. 현장 방문 열기 › Approve: "2단계 중 2", Jane Doe 대기로 바뀜.
  3. Mary 연차 11-03~04 열기 › Approve: 문서번호와 PDF (PDF는 1분쯤 걸릴 수 있음. 그동안 하노이 출장 PDF를 연다).
  1. Preview as project@. Approval Box: urgent field visit on top, deadline in colour.
  2. Open the field visit › Approve: "step 2 of 2", now waiting for Jane Doe.
  3. Open Mary's leave 3 to 4 Nov › Approve: Ref. No. and PDF (the PDF can take a minute; meanwhile open the Hanoi trip PDF).

4b · 돈4b · Money 14:00–17:00

  1. Richard로: To Pay › 10월 인터넷 850,000 LAK › Mark paid (지급일, 참조번호).
  2. Home › Budget Summary: 승인·지급·잔액.
  3. Drafts and Submissions › John이 반송한 선급금: 반송 의견.
  1. As Richard: To Pay › office internet 850,000 LAK › Mark paid (date, reference).
  2. Home › Budget Summary: approved, paid, remaining.
  3. Drafts and Submissions › the cash advance John returned: his comment.

4c · 결재 설정4c · Approval settings 17:00–18:00

  1. A1 청자 자료 5절: 표의 "현 설정 · 변경 가능"과 "결재자 지정" 상자.
  1. A1 briefing section 5: the "now / can be changed to" columns and the "Setting the approvers" box.

말할 것SAY

Now the Country Manager. Urgent requests sit on top and the deadline shows in colour.

국가 매니저 화면. 긴급 건이 맨 위, 기한은 색으로.

This trip has two approvers, so after the manager it goes to HQ. When the last approver approves, the server issues the number and the PDF. HQ approves in the same app with its own afocoproject.org account.

결재자가 2명이라 매니저 다음 본부로 간다. 마지막 결재자가 승인하면 서버가 번호와 PDF를 만든다. 본부도 자기 afocoproject.org 계정으로 같은 앱에서 결재.

Payments are approved by HQ and confirmed by the office. The person who asked and the person who approved cannot confirm the payment.

지급은 본부가 승인하고 사무소가 확인. 신청자와 결재자는 지급 확인을 못 한다.

The budget summary moves as requests are approved and paid. HQ returned this advance with a comment; the manager fixes it and sends it again.

예산 요약은 승인·지급에 따라 바뀐다. 본부가 의견과 함께 반송한 선급금은 매니저가 고쳐 다시 올린다.

Who approves is set by the administrator on the setup screens, and every change is logged. Today each type has one named approver; it can also be anyone who holds approval rights, and the first to act decides. HQ is one unit here and can be split by division.

결재자는 관리자가 설정 화면에서 정하고 바꾸면 기록된다. 지금은 유형마다 결재자 한 명을 지정했지만, 결재 권한이 있는 사람 누구나로 바꿀 수 있고 그때는 먼저 처리한 사람의 결정이 유효. 본부는 하나로 묶었고 부서별로 나눌 수 있다.

§5를 가리키며:Point at §5: "Today the Country Manager approves office leave, travel and general requests; it can be changed to HQ. That is D3, and whether HQ is split is D2."

지금은 국가 매니저가 사무소 휴가·출장·일반 요청을 결재하고 본부로 바꿀 수 있다. 이게 D3, 본부를 나눌지는 D2.

실패하면: 미리보기에 "Sync Token Is Invalid"가 뜨면 A6 앱 링크 › View app status › Manage pending changes › Discard, 또는 미리보기 새로고침. 그래도 안 되면 캡처로 넘어가 계속 말한다. 화면에서 디버깅하지 않는다.If it fails: "Sync Token Is Invalid" in the preview: A6 app link › View app status › Manage pending changes › Discard, or reload the preview. If it still fails, switch to the screenshots and keep talking; do not debug on screen.
5 · 기록과 변경 절차Records and change routine18:00–20:00A7, A8 · §6, §7

할 것DO

  1. A7: RequestEvents 탭 맨 아래: 방금 한 처리가 사람·시각과 함께.
  2. ChangeLog 탭: 변경 전후 값.
  3. A8: 어젯밤 스냅샷 폴더: data.zip, manifest.csv.
  4. 청자 자료 6절 "시스템 자체를 바꿀 때" 상자. 7절은 넘기며 보여 주기만.
  1. A7: tab RequestEvents, bottom: the actions just taken, with person and time.
  2. Tab ChangeLog: before and after values.
  3. A8: last night's snapshot folder: data.zip, manifest.csv.
  4. Briefing section 6, "When the system itself changes". Scroll past section 7 without stopping.

말할 것SAY

You asked that all records, including approval histories and changes, stay until someone authorised deletes them. Every action we just took is here, with time and person; edits are logged with before and after; every night the whole data set goes into the archive, and PDFs are locked.

결재 이력·변경을 포함한 모든 기록이 권한자가 지울 때까지 남아야 한다는 요청: 방금 한 처리가 사람·시각과 함께 있고, 수정은 전후 값으로, 매일 밤 전체가 보관소로, PDF는 잠긴다.

The system itself changes in a set way: settings any time, structure on a set day, and fields only added, so old records stay readable. Changing forms needs someone who can use the AppSheet editor, with no programming.

시스템 자체는 정한 방식으로 바꾼다: 설정은 언제든, 구조는 정한 날에, 항목은 추가만 해서 과거 기록이 읽히게. 양식 변경은 AppSheet 편집기를 다룰 사람이면 되고 코딩은 없다.

6 · 결정Decisions20:00–24:00A1 · §8

할 것DO

  1. D1~D4 차례로. 답은 아래 결정 메모에 바로 적고, §8의 버튼도 함께 누른다.
  2. D1은 표 아래 A·B 비교를 가리킨다.
  3. 답이 바로 안 나오면 누가 언제까지 알려 줄지 적는다.
  1. Go down D1 to D4. Write answers in the decision notes below; press the buttons in §8 too.
  2. For D1, point at the A and B comparison under the table.
  3. If there is no answer yet, note who will reply, by when.

말할 것SAY

Four questions. All of them are costly to change once real data is in, so I'd like to settle them before real use.

질문 네 가지. 실제 데이터가 쌓이면 바꾸기 어려운 것들이라 실사용 전에 정하고 싶다.

For D1, the comparison below shows what each way means when someone is replaced.

D1은 아래 비교표가 사람이 바뀔 때 각 방식이 어떻게 되는지 보여 준다.

And D4: when would you like real use to begin? We will plan the test with the office back from that date.

D4: 실사용을 언제 시작하고 싶은지. 그 날짜에서 거꾸로 사무소 시험 일정을 잡는다.

7 · 다음 단계Next steps24:00–25:00A1

할 것DO

  1. 내일 메모를 보낸다고 알린다.
  2. 질문을 받는다.
  1. Say the notes follow tomorrow.
  2. Take questions.

말할 것SAY

Tomorrow I'll send a short note with today's answers. Once the start date is set, I'll arrange a test with the Lao office before real use.

내일 오늘 답을 정리한 짧은 메모를 보낸다. 시작일이 정해지면 실사용 전에 라오스 사무소와 시험 일정을 잡는다.

Any questions?

질문 받기.

결정 메모Decision notes · 6번 블록에서 바로 적기, 자동 저장· fill in during block 6, saved automatically

질문Question답Answer누가·언제Who · by when
D1계정 이름: A 자리 계정 + 사람 별칭, B 사람 이름 계정·교체 때 이름 변경?Account names: A desk account + person alias, or B personal account renamed at a handover?
D2본부 부서 등 구분이 필요한지, 결재 권한도 세부 구분할지?Divide HQ (for example by division), and split approval rights to match?
D3사무소 휴가·출장·일반: 국가 매니저 또는 본부?Office leave, travel, general: Country Manager or HQ?
D4실사용 시작일?Start of real use?
+그 밖의 질문 (내일 메모에서 답)Other questions raised (answer in tomorrow's notes)
+그 밖의 질문Other questions

예비 캡처Backup screenshots · 오전에· take in the morning

시연 뒤 정리Clean-up after the demo

당일Same day

10-2222 Oct

본부와 합의한 뒤 (관리자, 직접)Once agreed with HQ (administrator)

라오스 시험 뒤 (직접)After the Lao test (do it yourself)

인계 전 (11-30까지, 직접)Before handover (by 30 Nov, do it yourself)